DERS DAĞILIMI VE HAFTALIK DERS PROGRAMI

OLUŞTURMA SİSTEMİ   (HDS)

 TANITIM VE KULLANIM KILAVUZU

1. TANITIM

“HDS” programı üniversitelerin meslek yüksekokullarında ve fakültelerinde her eğitim öğretim yılının başında yapılan ders dağılımı ve ders programı hazırlama işlemlerini web ortamından hazırlanabilmesini sağlayan bir programdır. Ders programları hazırlamanın yanında sınav programları hazırlama (vize, final, bütünleme vs.) özelliği de bulunmaktadır. Program web tabanlı olması sebebiyle internet bağlantısının olduğu her yerden bağlanılarak işlemlerinizi yapabilirsiniz. Ders programlarının ve sınav programlarının hatasız bir şekilde yapılması ve tamamlanması genel olarak bölümlerde bir kişi üzerinde büyük bir yük oluşturduğu göz önüne alındığında ve her akademik yılın başında büyük zaman kaybına sebep olduğunu düşündüğünüzde HDS sizin için gerçek bir çözüm aracıdır. HDS bir web uygulaması olduğundan evinizden, mobil telefonunuzdan sisteme bağlanıp işlem yapabilirsiniz.

2. NEDEN HDS ?

2. Ders programları tamamlandıktan sonra bölümlere ait, akademik personele ait ve dersliklere ait ders programlarını ayrı ayrı görüntüleyebilirsiniz. Bu sayede sistemin bir yönünü öğrencilere açarak bölümlerinin ders programlarını görebilmelerini, akademik personele açarak hangi bölümlerde hangi saatlerde dersinin mevcut olduğunu görmelerini veya bir derslikte hangi bölüme ait derslerin işleneceğinin gösterilmesi sağlanmaktadır.

3. HDS programında ders programı yapmadan önce ders dağılımı yapıldığından dolayı akademik personelin ders yükleri görüntülenebilmektedir.

4. HDS programında sınav programı hazırlama özelliği de mevcuttur. Bu sayede vize, final, bütünleme vs. sınav programlarını hazırlayıp, internet üzerinden yayınlayabilirsiniz. Sınav programları hazırlanırken de sınav salonlarında sınav var ise arka planda kontroller yapılarak çakışmaların engellenerek, sorunsuz bir sınav programının hazırlanması sağlanmaktadır.

5. HDS programı içerisinde bulunan derslik durumu sorgulama özelliği sayesinde belirttiğiniz gün ve saatlerde boş olan derslikleri listeleyebilirsiniz.

Genel olarak özelliklerini verdiğimiz HDS programı kullanılmaya başlandığında ne kadar çok işin üstesinden geldiğini daha iyi anlayacaksınız.

3. ÖNEMLİ HUSUSLAR:

1. Ders tanımlaması yaparken ortak olmayan derslerin ( sistemde bunlara normal ders ismi verilmektedir ) ders kodlarının mutlaka birbirinden farklı olmalıdır. İkinci önemli nokta Almanca, İngilizce ve Fransızca gibi Yabancı Dil derslerinin ders kodları üniversite bilgi sistemlerinde aynıdır (YD401). Bu derslerin ders kodları farklı olarak verilmelidir. (Almanca = YD401, İngilizce = YD402, Fransızca = YD403 ). Bir bölümün gündüzünde ve gecesinde Almanca dersinin ders kodu aynı olabilir (Almanca = YD401).       
2. Akademik personel tanımlarken e-posta adresini mutlaka giriniz. Girdiğiniz adresin geçerli ve sürekli kullandığınız bir adres olması önemlidir. Sistem yöneticisi size dönem içerisinde çeşitli duyurularda bulunacağı zaman bu e-posta adresinizden ulaşacaktır. Ders programları tamamlandığında size mail olarak gönderilecektir. Sicil numaraları birçok üniversitede A5677 şeklinde harf ve sayı karışık olabiliyor. Sistem şuanda girilen her türlü sicil numarasını kabul etmektedir fakat doğru sicil numarası kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Akademik personel tanımlaması yaparken dikkat edilecek diğer bir husus kısa ad tanımlamasıdır. Çünkü ders programlarında öğretim elemanlarının kısa ad bilgileri görüntülenecektir. Bu sebeple üç dört karakteri geçmeyecek şekilde ve birbirinden farklı kısaltmalar yapmanız tavsiye edilir.          
3. Derslik tanımlaması yapılırken, derlik adının mümkün mertebe kısa tutulması (3-4 karakter) tavsiye edilir. Ders programları gösterilirken gösterim açısından problem yaşanmaması için önemlidir.
4. Tanımlanmış bir bölüm, akademik personel veya bir ders silindiğinde o bölüme, personele veya derse ait bilgileri de beraberinde (ders programı ve sınav programı ) silinir. Silme işlemi yaparken dikkat ediniz.
5. Ders Programları yapılmadan önce mutlaka ders dağılımı işlemlerini tamamlayınız.
6. Koordinatörler ders programlarını ve sınav programlarını yapabilmeleri için bölümlerin sınıf atamalarını yapmanız gerekir.
7. Ders programları hazırlarken bir sınıfta ders var mı yok mu, ilgili akademik personelin o saat ve günde farklı bir bölümde dersi var mı yok mu gibi kontrolleri yapılır ve açıklayıcı uyarılar yapılarak çakışmaların engellenmiş olur.
8. Ders programı yaparken bir sınıfa ait iki seçmeli ders aynı gün ve saate yazılabilir ( Normal dersler bu şekilde yazılamaz ). Bu durum sadece "seçmeli ders" olarak tanılanmış dersler için geçerlidir. Aksi durumlarda yani "normal ders" ler için geçerli değildir çakışma meydana getirdiğinden uyarı ile karşılaşırsınız. İki seçmeli ders normal  ders gibi yerleştirilecek ise bu dersleri ders tanımlama ekranından ders türünü normal ders olarak değiştirmeniz gerekir.
   

4. HDS KULLANIMI     

HDS web tabanlı bir uygulama olduğundan, bir web sunucu üzerine kurulur. Kullanıcılar kişisel bilgisayarlarından uygulamaya internet tarayıcılarını kullanarak erişebilirler. HDS’ yi satın aldığınızda tüm kurulum işlemleri tarafımızdan yapılacaktır. Şekil-1’1’de HDS’ ye ait giriş sayfası görülmektedir.

 Şekil-1: HDS Giriş Sayfası

           HDS programında iki ekran mevcuttur. Birisi bölüm başkanları için hazırlanan başkan ekranı, diğeri ise program koordinatörlerinin kullandığı koordinatör ekranlarıdır.  Bölüm başkanları kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaptıklarında Şekil-2’deki başkan ekranı ile karşılaşırlar.

Şekil-2: Başkan ekranı

Benzer şekilde koordinatörler kendilerine başkanlar tarafından tanımlanan kullanıcı adı ve şifrelerle giriş yaptıklarında Şekil-3’deki koordinatör ekranı ile karşılaşırlar. Şimdi başkan ekranındaki menülerden başlayarak nasıl kullanılacağını anlatalım.

Şekil-3 : Koordinatör ekranı

   4.1. Başkan Ekranı

Burada bölüm başkanı ekranında yer alan menüler tek tek ele alınmıştır. Menü alt adımlarında neler yapıldığı ve buradaki işlemleri yaparken dikkat etmeniz gerekenler genel olarak ifade edilmiştir.

Tanımlama İşlemleri : Her programda olduğu gibi HDS programında da ilk aşama tanımlama işlemleridir. Tanımlama işlemleri menüsü hem başkan hem koordinatör ekranlarında  mevcuttur. Burada yer alan işlemler sırasıyla, fakülte veya yüksekokulda yer alan bölüm ya da programların tanımlanması,  fakültede veya yüksekokulda derse girecek akademik personellerin tanımlanması, bölüm veya programlara ait derslerin tanımlanması, fakülte veya yüksekokulda yer alan dersliklerin tanımlanması, bölüm veya programlarda görev alacak koordinatörlerin tanımlanması işlemleridir. Şekil-4’de akademik personel tanımlama ekranı, görülmektedir. Diğer tanımlama işlemleri benzer mantıkla yapılmaktadır.

Şekil-4: Akademik personel tanımlama ekranı

            Ders Dağılımı İşlemleri

• Ders dağılımı işlemi sayesinde bir programda var olan derslerin ilgili yarıyılda dersi verecek akademik personele atanması işlemleri yapılır. Önemli bir nokta ders dağılımı yapılmadan ders programı oluşturma işlemlerine geçilemez.  Şekil-5' de ders dağılım ekranı görülmektedir.

Şekil-5: Ders dağılımı

• Başkan ekranında akademik personele ait ders dağılım bilgileri listelenebildiği gibi, tüm fakülteye ait ders dağılımı listesi de elde edilebilir.

Ders Programları İşlemleri

·         Bu menü altında ilk göze çarpan işlem “Bölümlere Derslik Dağıtma” işlemidir (Başkan ekranında). Bu menüde bir bölümün bir dönem içerisinde kullanacağı derslikler bölüme aktarılır. Bölümün ders programını yapmak için sisteme giren koordinatör, ders programı veya sınav programı hazırlarken kendisine atanan bu derslikleri kullanabilir. Şekil-6' da bölümlere derslik dağıtma işlemi görülmektedir.

Şekil-6: Bölümlere derslik dağıtma

• Bu menüde ikinci işlem Şekil-7'deki “Ders Programları Hazırlama (Ortak Dersler) “  işlemidir. Bu işlem sadece başkan ekranında yer alır, ortak dersler olan AİTT, Türk Dili ve Yabancı Dil veya sizin belirlemiş olduğunuz ortak olan derslerin (Ortak derslerin tanımlamaları yapılırken ders kodlarının aynı olması gerekir) birden fazla bölümde aynı anda aynı derslikte aynı öğretim elemanı tarafından verilmesi durumunda kullanılan bir menüdür. Birçok okul bu özelliği uygulamakla beraber (örnek Tokat Meslek Yüksekokulu) bu özellik bazı fakültelerde kullanılmamaktadır. Bu menü sayesinde ortak ders, birden fazla bölümün programına tek noktadan yerleştirilir. Ortak dersi ders programına yerleştirilen bölüm koordinatörü kendi ekranını açıp ders programı hazırlamak istediğinde karşısında ortak derslerin yerleştirilmiş olduğunu görür ve bu derslerin bulunduğu yerlere müdahale edemez. Bu derslerin yerini ancak bölüm başkanları kendi ekranlarından değiştirebilir.

Şekil-7: Ortak dersler için ders programı

• “Haftalık Ders Programı Yapma Genel” işlemi sayesinde bölüm başkanları istedikleri bölümün ders programı Şekil-8  ekranını açarak koordinatörün yaptığı işlemlerin aynısını ilgili bölüm ya da program ismini seçerek yapabilir.

Şekil-8: Haftalık ders programı hazırlama koordinatör

• “Bölümlere Göre Ders Programları” işlemi bir bölüm adı seçilerek bölüme ait ilgili yıl ve yarıyıla ait ders programının görüntülenmesini sağlar.

Şekil-9: Bölümlere göre ders programları

Listeleme işlemi yapıldıktan sonra ekran görüntüsü Şekil-10 daki ekran görüntüsü ile karşılaşırsınız. Bu sayede tüm bölüm/programların ders program çıktıları tek bir şablona dönüştürülmüş olur. Çıktıları alınarak duyuru panolarına aktarılabilir.

Şekil 10: Ders programı tamamlandıktan sonra ekran görüntüsü

• “Öğretim Elemanına Göre Ders Programı” işlemi, bir öğretim elemanının tüm bölümlerde girdiği derslere ait ders programını verir. Şekil-11' de ekran görüntüsü verilmiştir.

Şekil-11: Öğretim elemanı ders programı

• “Dersliklere Göre Ders Programları” işlemi Şekil-12'deki gibi seçilen bir dersliğin bir hafta boyunca hangi bölümler tarafından kullanıldığını, ders ve öğretim elemanı bilgisi ile birlikte verir.

Şekil-12: Dersliklere göre ders programları

• “Öğretim Elemanı İstek Girişi” işlemi sayesinde, Şekil-13'de ders programları yapılmadan önce öğretim elemanlarının ders yazılmasını istemediği gün ve saatler belirlenir. HDS ile ders programı yaparken bu gün ve saatlere ilgili öğretim elemanının dersi yazılamaz. Öğretim elemanı memnuniyeti açısından önemli bir özelliktir.

Şekil-13: Öğretim elemanı istek girişi

4.2.Sınav Programları Hazırlama

Sınav Programaları menüsü kullanılarak, çakışmaların olmadığı vize, final, bütünleme ve ek sınav türleri yapılabilmektedir. Bu menünün ders programı hazırlama menüsünden biri fakı vardır.

·         “Sınav Programı Hazırlama (Ortak Dersler)” işlemi şekil-14'de görüldüğü üzere bölümlerde ortak olan derslerin sınav programını tek noktadan yapabilmeyi sağlamaktadır.

Şekil-14 : Ortak derslerin sınav programı

·         “Sınav Programı Hazırlama Genel”  işlemi koordinatör ekranı ile aynı özelliğe sahip olup, bir bölümün sınav programının hazırlanmasını sağlar.

Şekil-15: Sınav programları hazırlama

·         “Bölümlerin Sınav Programları” işlemi sınav programları tamamlandıktan sonra yıl, yarıyıl ve bölüm bilgisi seçildikten sonra istenen bölümün sınav programını getirmektedir.

  Şekil-16: Bölümlerin sınav programları

·         “Öğretim Elemanının Sınav Programı” işlemi bir öğretim elemanının farklı bölümlerdeki sınavlarının tarih, saat gözetmen adı vs. bilgileri ile  listelenmesini sağlar.

Şekil-17: Öğreti elemanlarının sınav programları

·         “Öğretim Elemanı Gözetmenlik Durum Listeleme” işlemi seçilen öğretim elemanının hangi sınavlarda gözetmenliğinin olduğunu listelemek için kullanılır. Öğretim elemanları bazen gözetmen oldukları sınavları unutabilmekte veya haberdar olamamaktadır. Ancak HDS sistemi sınav haftasında bu tür aksaklıkların yaşanmasını bu özelliği sayesinde bertaraf etmiş olur.

Şekil-18: Gözetmenliklerin listelenmesi

   4.3. Diğer İşlemler

Bu menü altında yer alan “Derslik Durumu Görüntüle” işlemi seçilen bir gün ve saatte hangi dersliklerin bol olduğunu listeler. Bu özellik ders programları hazırlarken kullanılır.

Şekil-19: Derslik durum sorgulama

“Şifre Değişikliği“  işlemi her iki ekran içinde de var olan ve sistemdeki kullanıcıya şifresini değiştirme özelliği sağlayan bir özelliktir.

“Toplu E-posta Gönderme” özelliği başkan ekranında yer alan, sisteme kayıtlı olan e-posta adreslerine ders programları ve sınav programları linkini yollamak için kullanılan bir özelliktir.

 Şekil-20: Toplu E-posta gönderme ekranı